Commercial invoice là gì? Nội dung hóa đơn thương mại xuất nhập khẩu

1. Commercial invoice là gì?

Commercial Invoice (hoá đơn thương mại) là một tài liệu quan trọng trong thương mại quốc tế, đóng vai trò như một hoá đơn bán hàng chính thức giữa người bán và người mua khi hàng hóa được xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua biên giới quốc gia. Hoá đơn này không chỉ xác nhận các điều khoản bán hàng, mà còn cung cấp thông tin cho cơ quan hải quan để tính toán các loại thuế và phí liên quan.

Khái niệm về Commercial Invoice

Commercial Invoice là một loại hoá đơn được phát hành bởi người bán (hoặc nhà xuất khẩu) cho người mua (hoặc nhà nhập khẩu), trong đó ghi rõ các chi tiết về hàng hoá được mua bán và các điều khoản thỏa thuận liên quan. Hoá đơn này là một phần của bộ chứng từ xuất nhập khẩu và là yêu cầu bắt buộc để hàng hoá có thể thông quan tại cảng nhập khẩu.

2. Tầm quan trọng của commercial invoice

Hóa đơn thương mại có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, cụ thể:

Được dùng cho việc thanh toán giữa người bán và người mua, người xuất khẩu và người nhập khẩu, hóa đơn thương mại là căn cứ để người bán yêu cầu thanh toán và người mua thực hiện thanh toán.
Được dùng để xác định các khoản thuế xuất nhập khẩu và cung cấp thông tin cần thiết cho việc khai báo hải quan.
Được dùng để đối chiếu thông tin với các chứng từ khác trong quá trình thực hiện hợp đồng và thủ tục xuất nhập khẩu.

3. Những nội dung chính trong hóa đơn thương mại

Khi lập hóa đơn thương mại, bạn cần chú trọng đến các thông tin chính trong sau:

Người mua (Buyer/Importer). Bao gồm các thông tin cơ bản như tên công ty, email, địa chỉ, số điện thoại, số fax và người đại diện. Tùy theo điều kiện thanh toán, có thể bao gồm thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu.
Người bán (Seller/Exporter). Tương tự như thông tin của người mua.
Số Invoice: Tên viết tắt hợp lệ được quy đỉnh bởi phía xuất khẩu.
Ngày Invoice. Theo thông lệ trong kinh doanh quốc tế, thường thì hóa đơn thương mại được tạo sau khi hợp đồng giữa các bên được ký kết
Phương thức thanh toán (Terms of Payment). Có thể liệt kê một số phương thức phổ biến như: T/T, L/C, D/A, D/P.

Nước xuất xứ hàng hóa.
Tổng tiền (Amount): Tổng giá trị của hóa đơn, thường được ghi bằng cả số và chữ, kèm theo đơn vị tiền tệ thanh toán.
Điều kiện Incoterms: Được ghi rõ đi kèm với địa điểm cụ thể. Chẳng hạn như: CIF HCM, Vietnam.
Cuối cùng, cần lưu ý đến việc áp dụng các khoản giảm giá hoặc chiết khấu nếu có.

Lưu ý:

Số tiền trên Hóa đơn thương mại không luôn là 100% giá của hàng tại xưởng sản xuất. Mỗi điều kiện Incoterms sẽ phản ánh trách nhiệm của người mua và người bán, và trách nhiệm mà người bán phải đảm nhận có thể làm tăng giá trị trên Hóa đơn thương mại so với giá gốc tại xưởng. Ví dụ, giá CIF thường cao hơn giá FOB vì giá CIF bao gồm cả cước biển, phí vận chuyển, và bảo hiểm (điều này cần chú ý khi thực hiện thủ tục hải quan nhập khẩu).

4. Những loại commercial invoice – hóa đơn thương mại

Hiện nay, hóa đơn thương mại được phân thành bốn loại chính:

Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice). Là hóa đơn được sử dụng để thanh toán tạm thời số tiền hàng hóa trong những tình huống như giá hàng chưa được xác định chính xác, thanh toán theo từng phần,…
Hóa đơn thương chính thức (Final Invoice). Hóa đơn thương mại chính thức là hóa đơn được sử dụng để thanh toán khi toàn bộ hợp đồng đã được thực hiện.
Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice). Là hóa đơn chứa các thông tin chi tiết về các thành phần của giá hàng, thường được sử dụng để phân tích và làm rõ hơn về cấu thành giá trị của sản phẩm.
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice). Mặc dù hình thức của hóa đơn chiếu lệ tương tự hóa đơn thương mại, nhưng không dùng để yêu cầu thanh toán. Loại hóa đơn này thường được sử dụng khi hàng hóa được gửi đi triển lãm, gửi mẫu bán, làm đơn chào hàng hoặc thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu.

5. Lưu ý quan trọng khi làm Commercial Invoice

Trong lĩnh vực logistics, hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng như một chứng từ mua bán thương mại. Thậm chí một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra nhiều vấn đề trong quá trình giao dịch. Do đó, trước khi tạo hóa đơn thương mại, cần lưu ý tránh những lỗi cơ bản sau:

Khai báo không chính xác hoặc sai sót thông tin có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa.
Hóa đơn thương mại không thể hiện rõ điều kiện giao hàng như FOB hay CIF: Điều này có thể gây hiểu lầm trong việc xác định trách nhiệm và chi phí vận chuyển.
Xuất khẩu hàng hóa theo giá CIF nhưng ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và bỏ qua các chi phí phát sinh sau đó, dẫn đến sự không rõ ràng về tổng chi phí thực tế mà người mua cần phải thanh toán.
Mô tả thông tin hàng hóa không rõ ràng hoặc thiếu thông tin cần thiết, bao gồm: số lượng, giá tiền, ký hiệu, chủng loại.

Như vậy trong bài viết trên, Tân Sơn Nhất Cargo đã giúp bạn hiểu rõ định nghĩa commercial invoice là gì? Những nội dung quan trọng cần phải có trong một hợp đồng ngoại thương. Phân loại hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu và các lưu ý quan trọng khác.