Cut-off Time Và Cách Vượt Qua Giới Hạn Thời Gian Gấp Rút!

Cut Off Time hàng hóa

Cut-off Time Và Cách Vượt Qua Giới Hạn Thời Gian Gấp Rút!

Trong ngành vận chuyển, “cut-off time” là một khái niệm quan trọng. Nó xác định thời điểm cuối cùng để thực hiện các thủ tục liên quan đến gửi hàng. Nếu bạn không kịp thời gian này, sẽ gặp phải nhiều rủi ro. Bài viết này sẽ giải thích rõ hơn về cut-off time, quy định, phân loại và cách giải quyết khi không kịp cut-off time.

Cut Off Time hàng hóa

Khái niệm Cut-off time là gì?

Cut-off Time là thời điểm cuối cùng mà bạn có thể hoàn tất tất cả thủ tục để gửi hàng. Sau thời điểm này, việc vận chuyển hoặc tiếp nhận hàng hóa không thể thực hiện được cho ngày hôm đó. Điều này rất quan trọng trong các dịch vụ vận chuyển quốc tế. Trong trường hợp, các lô hàng không thể hoàn tất và thanh lý cho cảng sớm hơn Cut-off Time quy định thì hãng sẽ không nhận hàng. Họ sẽ coi đó là lô hàng bị lỗi, “rớt tàu”.

Quy định của Cut off time

Mỗi hãng vận chuyển và cảng đều có quy định Cut-off Time riêng. Thời gian này thay đổi tùy theo loại dịch vụ, tuyến đường và loại hàng hóa. Các quy định này giúp đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và không bị trì hoãn. Thời hạn để nộp bill thường từ 3 đến 6 tiếng. Thời gian cụ thể phụ thuộc vào mối quan hệ giữa công ty và hãng.

Cut Off Time hàng hóa

Phân loại cut-off

Cut-off Shipping Instruction

Cut-off Shipping Instruction là thời gian cuối cùng để gửi thông tin vận chuyển cho hãng. Điều này bao gồm các chi tiết về lô hàng, địa điểm, và người nhận. Nếu không gửi đúng giờ, hàng sẽ không được xuất bến.

Cut-off C/Y

Cut-off C/Y là thời gian cuối cùng để giao hàng cho hãng. Các hãng vận chuyển yêu cầu hàng phải được giao đúng giờ tại cảng để kịp thời gian tàu rời đi. Nếu lỡ cut-off, lô hàng sẽ bị chậm lại.

Cut-off Doc

Cut-off Doc là thời gian cuối cùng để nộp các giấy tờ cần thiết. Điều này bao gồm hóa đơn, chứng nhận xuất xứ, hoặc các giấy tờ hải quan. Nếu không nộp đúng hạn, việc thông quan sẽ bị trì hoãn.

Cut-off VGM

VGM (Verified Gross Mass) là yêu cầu trọng lượng hàng hóa đã được xác nhận. Cut-off VGM là thời gian cuối cùng để cung cấp thông tin về trọng lượng này cho hãng tàu. Việc này rất quan trọng để đảm bảo an toàn cho hành trình vận chuyển.

Những đối tượng liên quan đến Closing time/ Cut-off

Các đối tượng liên quan đến Cut-off Time bao gồm các hãng vận chuyển, cảng biển, khách hàng và các công ty logistics. Tất cả các bên này đều có vai trò quan trọng trong việc tuân thủ Cut-off Time. Việc phối hợp chặt chẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hàng hóa đến đúng nơi đúng thời gian.

Người mua: Người đã đặt hàng hóa và mua sản phẩm.
Người xuất khẩu: Đối tượng sản xuất và cung cấp hàng hóa cho người mua.
Công ty vận chuyển: Vận chuyển hàng hóa từ cảng bốc đến cảng đích.
Hải quan: Hải quan của hai quốc gia thực hiện thông quan hàng hóa.
Cảng vụ: Chính quyền cảng quản lý hàng hóa lên tàu.
Công ty bảo hiểm: Đảm bảo an toàn cho lô hàng trong quá trình vận chuyển.
CHA: Cơ quan hỗ trợ thông quan cho người mua và người xuất khẩu.
Nhà cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức: Vận chuyển qua nhiều hình thức khác nhau.

Không kịp Cut-off time làm sao?

Nếu bạn không kịp Cut-off Time, đừng lo lắng, vẫn có giải pháp. Đầu tiên, liên hệ ngay với công ty vận chuyển để tìm hiểu về các lựa chọn khác. Họ có thể hỗ trợ bạn chuyển hàng vào chuyến tàu tiếp theo hoặc cung cấp các dịch vụ hỏa tốc. Trong trường hợp không thể gửi đi ngay lập tức, bạn có thể tìm các đối tác vận chuyển khác có sự linh hoạt hơn.

Thông Báo Kịp Thời: Thông báo ngay cho đối tác và khách hàng về tình trạng trễ. Giúp họ điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
Liên Hệ Nhà Vận Chuyển: Xin gia hạn Cut-off Time nếu việc trễ xảy ra trong thời gian ngắn. Cần lý do hợp lý và có thể phải trả thêm phí.
Tìm Phương Thức Vận Chuyển Thay Thế: Xem xét chuyển từ đường biển sang đường hàng không. Dù tăng chi phí, nhưng vẫn đảm bảo thời gian giao hàng.
Tăng Tốc Xử Lý Nội Bộ: Huy động thêm nhân lực và thiết bị để rút ngắn thời gian chuẩn bị. Giúp giảm thiểu trễ hạn.
Chấp Nhận Gửi Lô Hàng Tiếp Theo: Nếu không thể đáp ứng COT, chuyển lô hàng sang chuyến tiếp theo. Cần thống nhất với khách hàng về thời gian mới.
Chuẩn Bị Tài Liệu Bổ Sung: Soạn thảo biên bản xác nhận chậm trễ hoặc biên bản xin lỗi khách hàng. Giúp khách hàng hiểu rõ nguyên nhân.
Rút Kinh Nghiệm và Cải Thiện Quy Trình: Đánh giá nguyên nhân gốc rễ của sự cố. Xây dựng biện pháp cải tiến để tránh tình trạng tương tự trong tương lai.

Kết luận

Cut-off Time đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Để tránh sự cố và trễ hẹn, hãy luôn theo dõi thời gian và tuân thủ các quy định. Nếu không kịp, hãy nhanh chóng tìm giải pháp thay thế. Chúc bạn luôn đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi và đúng tiến độ.